Nexstim Abp: Ny kallelse till årsstämma
Företagsmeddelande, insiderinformation, Helsingfors den 9 april 2020 kl. 15.05 (EEST)Nexstim Abp (NXTMH:HEX, NXTMS:STO) (”Nexstim” eller ”bolag”) har tidigare idag meddelats att årsstämman den 14 april 2020 inställt på grund av coronavirussituationen och relaterade mötes- och andra begränsningar som finska myndigheterna har infört samt på grund av tekniska preciseringar i inbjudan till stämman. Nu har Nexstims styrelse beslutat om en ny kallelse till årsstämman och bjuder in aktieägarna till årsstämma torsdagen den 30 april 2020 kl. 15.00 (EET) på Nexstim Huvudkontor på Elimäenkatu 9 B (innergård), 4:e våningen, 00510 Helsingfors, Finland. Mottagandet av personer som har registrerat sig för stämman inleds klockan 14.30 (EET). På grund av den ökade risken för insjuknande i coronavirus, uppmuntras alla aktieägare starkt att utöva sin rösträtt genom fullmakt, vilken kan riktas till bolagets chefsjurist. Ytterligare information och instruktioner om utfärdande av fullmakt finns på bolagets webbsida www.nextim.com/investors/shareholder meetings/. Alla med förkylningssymtom, som har utsatts för coronavirus, som tillhör riskgrupper, eller har som har rest utanför Finland under de senaste 14 dagarna före årstämman, uppmanas vänligen att inte närvara vid stämman. På grund av myndighetsbestämmelser är det möjligt att antalet deltagare som kommer på plats begränsas.A. Ärenden på bolagsstämmans dagordningBolagsstämman ska behandla följande ärenden:1 Stämmans öppnande2 Stämmans konstituering3 Val av protokolljusterare och rösträknare4 Fastställelse av att stämman blivit behörigen sammankallad5 Fastställande av närvarolista och röstlängd6 Presentation av bokslutet, inklusive koncernredovisningen, rapporten från styrelsen och revisionsberättelsen för år 2019VD:s analys7 Fastställande av bokslutet8 Räkenskapsårets förlusterStyrelsen föreslår för årsstämman att ingen utdelning betalas ut för räkenskapsåret 1 januari–31 december 2019 och att förlusten för räkenskapsåret bokförs på förlustkontot.9 Beslut om ansvarsfrihet för ledamöterna i styrelsen och verkställande direktören10 PRESENTATION AV ERSÄTTNINGSPOLITIKENStyrelsen presenterar till årsstämman den ersättningspolitik, som är tillgänglig på bolagets webbplats.11 Beslut om arvode till ledamöterna i styrelsen och ersättning för resekostnaderValberedningskommittén för aktieägarna, som har representation från de största aktieägarna, föreslår att för de ledamöter i styrelsen som väljs på årsstämman ska arvode utgå enligt följande för den tidsperiod som slutar till slutet av årsstämman 2021:36 000 euro till styrelsens ordförande;30 600 euro för en styrelseledamot som är bosatt i USA;25 200 euro för en styrelseledamot som är bosatt i annanstans än i USA.Ingen styrelseledamot i valberedningskommittén får någon ersättning baserade på medlemskap i sådan valberedningskommittén.En styrelseledamot har rätt till ersättning endast under den period under vilken han är styrelseledamot. Enligt företagets policy betalas kontantbonusen i fyra delbetalningar.Dessutom föreslår valberedningskommittén att styrelseledamöterna ska ersättas för rimliga resekostnader mot kvitton enligt principerna i bolagets resepolicy. Detta gäller såväl styrelseledamöter som, i den mån det är tillämpligt, styrelseledamöter som agerar som medlemmar i valberedningskommittén.Valberedningskommittén för aktieägarna föreslår att de nya styrelseledamöterna som valdes av bolagets extra bolagsstämma den 11 november 2019 ska betalas ut ett antal bolagsaktier motsvarande hälften av intjänandeperioden 2019-2020. Som ett resultat skulle Leena Niemistö och Martin Forss emitteras, utan betalning, aktier i bolaget till ett värde av 6 250 euro, beräknat med en formel baserad på det villkorat aktieandelsprogrammet.12 VILLKORAT AKTIEANDELSPROGRAMValberedningskommittén föreslår till årsstämman, att villkorat aktieandelsprogrammet implementerat i år 2016 ska fortsättas med ett år till femte intjänandeperiod (2020 – 2021) för utvalda ledamöter av styrelsen för Nexstim Abp, enligt de villkor som lagts fram på www.nexstim.com.Syftet med programmet är att knyta deltagarna närmare till bolaget, att harmonisera aktieägarnas och deltagarnas mål och därigenom öka värdet på bolaget samt att erbjuda deltagarna ett ersättningsprogram som bygger på att de erhåller och ackumulerar aktier i bolaget.Valberedningskommittén föreslår att programmets målgrupp ska vara de styrelseledamöter som är fristående från bolaget. Sådan ledamot måste inte vara oberoende i förhållande till bolagets aktieägare. Valberedningskommittén föreslår att ersättningstilldelningen för 2020 ska fastställas som ett belopp i euro.Tilldelning åt styrelseledamöter för intjänandeperioden 2020–2021Valberedningskommittén föreslår att bruttoersättningen till styrelseledamot för intjänandeperioden 2020–2021 är följande: 24 000 euro till styrelsens ordförande;20 400 euro för en styrelseledamot som är bosatt i USA;16 800 euro för en styrelseledamot som är bosatt i annanstans än i USA.Den beviljade ersättningen ska omvandlas till villkorade aktieandelar i början av intjänandeperioden 2020. Omvandlingen av den beviljade ersättningen till villkorade aktieandelar ska baseras på handelsvolymens vägda medelkurs för bolagets aktie på Helsingforsbörsen under 20 handelsdagar efter det datum då bolagets bokslut 2019 publiceras. I programmet motsvarar en villkorad aktieandel en aktie i bolaget. Värdet av den ersättning som ska utgå fastställs utifrån aktiekursen på dagen för de betalda aktiernas registrering på värdeandelskontot.Valberedningskommittén föreslår att ersättningar från programmet ska betalas ut till styrelseledamöterna i bolagets aktier inom fyra veckor efter ordinarie bolagsstämma 2021. Bolaget kommer att undanhålla skatter och anställningsrelaterade kostnader från den kontanta delen av ersättningen enligt gällande lagstiftning. Om en styrelseledamot upphör att vara ledamot av styrelsen före utgången intjänandeperioden kommer ingen ersättning att betalas ut till vederbörande på denna grund.Rekommendation rörande ägandeValberedningskommittén föreslår att deltagarna ska rekommenderas att behålla aktier som har betalats ut som ersättning så länge deras mandat som styrelseledamot kvarstår.13 Beslut om arvode till revisorStyrelsen föreslår att ett skäligt arvode ska utgå till revisorn i enlighet med den faktura som attesterats av bolaget.14 ANTAL OCH Val av styrelseledamöter samt ordförande och vice ordförande för styrelsenDet noterades att Martin Jamieson har avgått från bolagets styrelse.Valberedningskommittén för Nexstim föreslår till bolagsstämma att:den bolagsstämman bekräftar att antalet ledamöter i styrelsen ska vara fyra (4);Styrelseledamöterna väljs för en mandattid som utgår vid utgången av följande årsstämma;Martin Forss, Tomas Holmberg, Leena Niemistö ock Rohan Hoare, i enlighet med deras samtycken, fortsätter som styrelseledamöter;Leena Niemistö ska, i enlighet med hennes samtycke, väljas till styrelsens ordförande för ovannämnda period och Rohan Hoare som vice ordförande.Leena Niemistö är oberoende i förhållande till bolaget, men inte i förhållande till aktieägare i bolaget eftersom hon äger en kontrollerande majoritet i Kaikarhenni Oy som äger 13,83% av alla registrerade aktier och röster i bolaget. Andra styrelseledamöterna är oberoende i förhållande till både bolaget och dess aktieägare.Curriculum Vitae för de styrelseledamöterna finns tillgängliga på bolagets webbplats https://nexstim.com/investors/shareholder-meetings.Det är valberedningskommitténs gemensamma syn att styrelsen i sin helhet är lämplig och att varje styrelseledamot är lämpliga både kollektivt och individuellt för uppdraget och att Leena Niemistö är lämplig för befattningen som ordförande i styrelsen.15 Val av revisorStyrelsen föreslår att den auktoriserade revisionsbyrån PricewaterhouseCoopers Ab, som har utsett CGR Martin Grandell till huvudansvarig revisor, utses till revisor under tiden fram till slutet av nästa ordinarie bolagsstämma. Den revisor som föreslås har gett sitt samtycke till valet.16 ÄNDRING AV STADGARNA FÖR VALBEREDNINGSKOMMITTÉN FÖR AKTIEAGÄRNAValberedningskommittén för aktieägarna föreslår att den första paragrafen i punkt 2 i stadgarna för valberedningskommittén för aktieägarna ändras enligt följande (ändringar i fetstil):”Valberedningskommittén för aktieägarna ska bestå av 3-4 ledamöter varav 3 ska utses av bolagets tre största aktieägare som utser en ledamot vardera. Ordföranden i bolagets styrelse kan fungera som en fjärde ledamot i valberedningskommittén. Om ordföranden i bolagets styrelse har rätt till medlemskap i valberedningskommittén på grund av hans/ hennes ägande, eller om han/hon utses till valberedningskommittén av en aktieägare, kan valberedningskommittén bestå av tre ledamöter. Den ledamot som utses av den största aktieägaren ska vara valberedningskommittés ordförande. Valberedningskommitténs ledamöter väljs årligen och deras mandatperiod upphör när nya ledamöter väljs.”Stadgarna för valberedningskommittén för aktieägarna, som ändrats enligt det ovannämnda förslaget är tillgängliga på bolagets webbplats https://nexstim.com/investors/shareholder-meetings.17 BEMYNDIGANDE FÖR STYRELSEN ATT BESLUTA OM EMISSIONER AV AKTIER, samt optionsrätter OCH ANDRA SÄRSKILDA RÄTTIGHETER SOM BERÄTTIGAR TILL AKTIER17.1 Bemyndigande gällande bolagets framtida finansieringsbehov, utvecklandet av kapitalstrukturen, minimerandet eller minskandet av lån samt för eventuella företagsköp eller andra transaktioner och bolagets andra behov
